Statuts et règlements

19 février 2015

DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 DÉNOMINATION SOCIALE
Article 2 TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL
Article 3 BUTS

LES MEMBRES
Article 4 CATÉGORIES DE MEMBRES
Article 5 MEMBRES ACTIFS
Article 6 MEMBRES HONORAIRES
Article 7 RETRAIT D’UN MEMBRE
Article 8 RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION

ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Article 9 ASSEMBLÉE ANNUELLE
Article 10 ASSEMBLÉES SPÉCIALES
Article 11 AVIS DE CONVOCATION
Article 12 L’ORDRE DU JOUR
Article 13 QUORUM
Article 14 AJOURNEMENT
Article 15 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE
Article 16 VOTE

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 17 NOMBRE D’ADMINISTRATEURS
Article 18 ÉLIGIBILITÉ
Article 19 DURÉE DES FONCTIONS
Article 20 ÉLECTION
Article 21 RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR
Article 22 VACANCES
Article 23 DESTITUTION
Article 24 RÉMUNÉRATION
Article 25 INDEMNISATION
Article 26 CONFLITS D’INTÉRÊTS
Article 27 DEVOIR DES ADMINISTRATEURS
Article 28 ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

LES OFFICIERS
Article 29 POUVOIRS ET DEVOIRS DES OFFICIERS
Article 30 COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES
Article 31 LE COMITÉ EXÉCUTIF

DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 32 EXERCICE FINANCIER
Article 33 VÉRIFICATEUR
Article 34 EFFETS BANCAIRES

AUTRES DISPOSITIONS
Article 35 DÉCLARATIONS EN COUR
Article 36 DÉCLARATIONS AU REGISTRE
Article 37 MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Article 38 DISSOLUTION ET LIQUIDATION
Article 39 RÈGLES DE PROCÉDURE

 

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1         DÉNOMINATION SOCIALE
Le nom de l’organisme à but non lucratif est le « Pôle d’excellence en récréotourisme en Outaouais » ci-après désigné  « PERO ». Dans le présent document, le mot PERO désigne le « Pôle d’excellence en récréotourisme en Outaouais ».

Article 2         TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL
Le siège social est situé au 295 Montée du Lac des 31-miles dans la municipalité de Bouchette, P.Q.  L’organisme exerce ses activités dans la province de Québec,

Article 3         BUTS
Les buts de l’organisme sont :

  • supporter le développement d’activités récréotouristiques;
  • collaborer à la création et à l’entretien de sites déjà existants et en devenir;
  • coordonner, créer et gérer des activités récréotouristiques;
  • collaborer au développement de la formation en récréotourisme (Sous réserve de la Loi sur l’enseignement privé (L.R.Q., c. E-9.1) et de ses règlements);
  • contribuer à la réalisation de la recherche en récréotourisme.

 

LES MEMBRES

Article 4         CATÉGORIES DE MEMBRES
Le PERO compte deux catégories de membres, soit les membres actifs et les membres honoraires.

Article 5         MEMBRES ACTIFS
Tout organisme ou personne physique intéressé aux buts et aux activités du PERO peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes :

  • payer la cotisation annuelle fixée par le conseil d’administration;
  • être accepté à cette fin par le conseil d’administration, et ce en vertu des conditions prévues au présent règlement;
  • satisfaire à toute autre condition que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlement.

Les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités du PERO, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.

Article 6         MEMBRES HONORAIRES
Le conseil d’administration, par résolution, peut en tout temps nommer membre honoraire du PERO, toute personne qui aura rendu service à l’organisme par son travail ou par ses donations ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par le PERO.

Les membres honoraires peuvent participer aux activités du PERO et assister aux assemblées des membres. Ces derniers n’ont toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et ils ne peuvent pas être élus au conseil d’administration.

Article 7         RETRAIT D’UN MEMBRE
Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission par écrit au secrétaire du PERO. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception de l’avis ou à la date précisée dans ledit avis.

Article 8         RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION
Le conseil d’administration peut, par résolution, radier tout membre. Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qu’il agit contrairement aux intérêts de l’organisme ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’organisme. Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait :

  • d’avoir été accusé ou condamné pour une infraction à caractère sexuel pour harcèlement ou harcèlement sexuel ;
  • de critiquer de façon intempestive et répétée l’organisme;
  • de porter des accusations fausses et mensongères à l’endroit de l’organisme;
  • d’enfreindre les lois relatives aux personnes morales ou manquer à ses obligations d’administrateur.

Le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra déterminer, pourvu que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel.

 

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 9         ASSEMBLÉE ANNUELLE
L’assemblée annuelle des membres du PERO a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année; cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de du PERO.

L’assemblée annuelle est tenue au siège social de l’organisation ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration.

Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée spéciale pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut-être saisit une assemblée spéciale des membres.

Article 10       ASSEMBLÉES SPÉCIALES
Les assemblées des membres sont tenues à l’endroit fixées par le conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires du PERO.

Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des membres dans les dix (10) jours de la réception de la réquisition écrite à cette fin, spécifiant le but et les objectifs d’une telle assemblée, et signée par au moins le dixième des membres actifs; à défaut par le conseil d’administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite (art. 99 L.C.Q.).

Article 11       AVIS DE CONVOCATION
L’avis de convocation à toute assemblée annuelle des membres est adressé à tous les membres qui y ont droit. Le délai de convocation des assemblées des membres est d’au moins dix (10) jours ouvrables. Toutefois, l’assemblée annuelle peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et mentionner en plus de la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets pourront être étudiés.

Une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres actifs sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle assemblée sans avis. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle de cet avis ou la non-connaissance de cet avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.

Article 12       ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour de l’assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants:

  • l’acceptation des rapports (d’activités et financiers) et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;
  • l’approbation du budget;
  • la nomination d’un vérificateur (s’il y a lieu);
  • la ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés et des actes posés par le conseil d’administration et les dirigeants depuis la dernière assemblée générale;
  • l’élection ou la réélection des administrateurs de l’organisme.

L’ordre du jour de toute assemblée des membres (annuelle, spéciale) doit se limiter aux points mentionnés dans l’avis de convocation.

Article 13       QUORUM
Les membres actifs présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres.

Article 14       AJOURNEMENT
Si au moins deux membres sont présents, une assemblée des membres peut être ajournée en tout temps sur un vote majoritaire à cet effet, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau. Lors de la reprise de l’assemblée ajournée, toute affaire qui aurait pu être transigée lors de l’assemblée au cours de laquelle l’ajournement fut voté peut être validement transigée.

Article 15       PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE
De façon générale, le président ou tout autre officier de l’organisme préside l’assemblée annuelle et les assemblées spéciales. Toutefois, il est possible pour les membres actifs présents de désigner entre eux un président d’assemblée. Le secrétaire de l’organisme ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration ou élue par les membres actifs présents peut agir comme secrétaire des assemblées des membres.

Article 16       VOTE
À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents, y compris le président d’assemblée, ont droit à une voix chacun.

Le vote par procuration n’est pas permis.

À moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix validement exprimées; en cas d’égalité des voix, le président a voix prépondérante.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois (3) membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un ou deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

 

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 17       NOMBRE D’ADMINISTRATEURS
Les affaires de l’organisation sont administrées par un conseil d’administration composé de sept (7) membres provenant des milieux suivants :

  • secteur municipal : 2 représentants;
  • entreprises privées : 2 représentants;
  • secteur éducation : 1 représentant;
  • secteur développement territoires publics : 1 représentant;
  • société civile : 1 représentant.

Article 18       ÉLIGIBILITÉ
Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les administrateurs sortants de charge sont rééligibles.

Article 19       DURÉE DES FONCTIONS
Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.

Article 20       ÉLECTION
Les administrateurs, en alternance de postes (4-3) sur deux ans,  sont élus chaque année par les membres actifs au cours de l’assemblée annuelle selon la procédure d’élection décrite ci-après.

Procédure d’élection :

  • l’assemblée nomme ou élit un président d’élection, un secrétaire d’élection et/ou un ou plusieurs scrutateurs;
  • dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation;
  • dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection pourra se faire à main levée ou par scrutin secret à la majorité simple, si le président d’élection le décide ou si le 1/10 des membres en fait la demande.

Article 21       RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui:

  • présente par écrit sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de l’organisme, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration;
  • décède, est malade, devient insolvable ou interdit;
  • cesse de posséder les qualifications requises;
  • à manquer plusieurs réunions de l’organisme sans motivation valable;
  • est destitué selon l’article 23 du présent règlement.

Article 22       VACANCES

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre actif peut exceptionnellement procéder à la convention d’une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

Article 23       DESTITUTION
Un administrateur peut être destitué par les membres en règle au moyen d’un avis écrit et adressé à cet administrateur et au conseil d’administration. Le conseil d’administration n’a pas le pouvoir de destituer l’un de ses administrateurs, mais a le pouvoir de radier, d’expulser ou suspendre un membre actif de son organisme en conformité aux articles 5 et 8 ou de retirer un administrateur en vertu de l’article 21 du présent règlement.

La destitution d’un administrateur, tout comme son élection, relève du bon vouloir des membres; elle peut être faite en tout temps lors d’une assemblée spéciale des membres.

Article 24       RÉMUNÉRATION
Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.

Article 25       INDEMNISATION
Tout administrateur, dirigeant ou mandataire de l’organisme (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’organisme, indemne, et à couvert :

  • de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou de choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions;
  • de tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’organisme ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

Aux fins de l’acquittement de ces sommes, l’organisme devrait souscrire une assurance au profit de ses administrateurs.

Article 26       CONFLITS D’INTÉRÊTS
Aucun administrateur ne peut confondre des biens de l’organisme avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers les biens de l’organisme ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de l’organisme.

Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’organisme. Il doit dénoncer sans délai à l’organisme tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Un administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de l’organisme ou contracter avec elle, pourvu qu’il signale aussitôt ce fait à l’organisme, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration ou à ce qui en tient lieu.

L’administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit, sauf nécessité, s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. S’il vote, sa voix ne doit pas être comptée.

À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.

Ni l’organisme ni l’un de ses membres ne pourra contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant d’une part, l’organisme et, d’autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l’administrateur y est partie ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.

Article 27       DEVOIR DES ADMINISTRATEURS
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires courantes du PERO :

  • il se donne une structure interne en désignant parmi les administrateurs élus un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier et des administrateurs;
  • il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit le PERO conformément à la loi et aux règlements généraux;
  • il adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts du PERO;
  • il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager. Un budget annuel doit être autorisé par l’assemblée annuelle des membres;
  • il détermine les conditions d’admission des membres;
  • il travaille en collaboration avec les membres de l’organisation pour la pérennité du PERO.

Article 28       ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Date
Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins une (3) fois par année.

Convocation et lieu
Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président en consultation avec les autres administrateurs fixe la date des assemblées. La date peut également être fixée à la fin d’une réunion du conseil d’administration; dans ce cas, le secrétaire n’est tenu d’aviser que les administrateurs absents à cette dernière. Les réunions sont normalement tenues au siège social du PERO ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d’administration.

Avis de convocation
L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration est donné par écrit ou par courrier électronique. Sauf exception, le délai de convocation est d’au moins sept (7) jours ouvrables avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite. Si tous les administrateurs du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion. L’assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation. La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

Quorum
Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est fixé à 50% des administrateurs. Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l’assemblée.

Président et secrétaire d’assemblée
Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président du PERO ou, à son défaut, par le vice-président. C’est le secrétaire de l’organisme qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée.

Procédure
Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports. Il soumet au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. L’ordre du jour de toute assemblée du conseil d’administration est présumé prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent soumettre leurs propositions. À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le remplacer par une autre personne.

Vote
Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple. Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l’assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin, auquel cas le vote est pris par scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis et le président de l’assemblée a une voix prépondérante au cas de partage des voix. S’il y a égalité des voix lors d’un vote, le président est autorisé à le reporter à une prochaine assemblée, s’il le juge à propos.

Résolution signée
Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux du PERO, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

Participation à distance
Si tous les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par conférence téléphonique, téléconférence ou via internet. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

Procès-verbaux
Les membres du PERO peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration en tout temps.

Ajournement
Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

Ordre du jour.
L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

 

LES OFFICIERS

Article 29         POUVOIRS ET DEVOIRS DES OFFICIERS
Les officiers ont tous les pouvoirs et les devoirs ordinairement inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements, et ils ont en plus les pouvoirs et devoirs que le conseil d’administration leur délègue. Les pouvoirs des officiers peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le conseil d’administration à cette fin, en cas d’incapacité d’agir de ces officiers.

Le président
Il préside de droit toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des membres, à moins dans ce dernier cas que le vice-président ou qu’un président d’assemblée ne soit nommé et n’exerce cette fonction. Il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services du PERO. Il surveille, administre et dirige les activités du PERO, voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration. C’est lui qui signe généralement avec le secrétaire et/ou le trésorier tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration. Il peut être désigné, avec le vice-président, à s’occuper des relations publiques du PERO.

Le vice-président
Le vice-président remplace le président en son absence ou si celui-ci est empêché d’agir. Il exerce alors toutes les prérogatives du président.

Le secrétaire
Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et rédige tous les procès-verbaux. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux et de tous les autres registres corporatifs. Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres. Il signe les contrats et les documents pour les engagements du PERO avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance du PERO. L’ensemble ou une partie des pouvoirs du secrétaire peut être délégué par le conseil d’administration à un employé du PERO.

Le trésorier
Le trésorier a la charge et la garde des fonds du PERO et de ses livres de comptabilité. Il veille à l’administration financière du PERO. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Tout chèque payable au PERO doit être déposé au compte du PERO. Il doit laisser examiner les livres et comptes du l’organisme par les administrateurs. Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. L’ensemble ou une partie des pouvoirs du trésorier peut être délégué par le conseil d’administration à un employé de l’organisme.

Article 30       COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES
Les commissions, comités ou sous-comités sont des organes du PERO qui pourront être formés par le conseil d’administration pour réaliser certains mandats ou études jugés utiles et nécessaires à la bonne marche des affaires courantes du PERO. Au moment de leur création, le conseil d’administration fixe leurs mandats et détermine les modalités de fonctionnement. Les commissions, comités ou sous-comités sont dissouts aussitôt leurs mandats accomplis. Le conseil d’administration n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des commissions, comités ou sous-comités, mais il doit permettre à tous les membres du PERO de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé. Toute personne occupant une fonction pour le compte du PERO doit être mandatée par le conseil d’administration pour remplir ce mandat et doit présenter un rapport à cet effet.

S’il le juge nécessaire, le conseil d’administration peut, par simple résolution, faire appel à des professionnels (ex.: notaire, architecte, avocat, ingénieur, technicien et tout autre spécialiste) pour l’aider à atteindre les buts du PERO.

Article 31       LE COMITÉ EXÉCUTIF

Composition
Le comité exécutif du PERO est composé minimalement du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier ou d’autres administrateurs au besoin.

Élection
L’élection des membres du comité exécutif se fait annuellement, à la première assemblée du conseil d’administration suivant immédiatement l’assemblée annuelle des membres. Les membres précédemment élus du comité exécutif démissionnent à cette occasion, mais ils sont rééligibles.

Disqualification
Un membre du comité exécutif qui cesse d’être administrateur du PERO est automatiquement disqualifié comme membre du comité exécutif.

Destitution
Les membres du conseil exécutif sont sujets à destitution par la majorité du conseil d’administration.

Retrait d’un membre et vacance
Tout membre du conseil exécutif peut se retirer ou démissionner en tout temps en remettant un avis par écrit au président ou au secrétaire ou lors d’une assemblée du conseil d’administration. Tout retrait ou vacance dans un poste d’officiers peut être rempli en tout temps par le conseil d’administration, conformément aux dispositions des articles 21 et 22. L’officier ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu’il remplace.

Assemblées
Les assemblées du comité exécutif peuvent être tenues sans avis à l’endroit et l’heure que le président ou le vice-président détermine.

Présidence
Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président de l’organisme ou, en son absence, par le vice-président ou par un président d’assemblée que les membres présents peuvent choisir parmi eux.

Quorum
Le quorum aux assemblées du comité exécutif est de 3 administrateurs.

Procédure
La procédure aux assemblées du comité exécutif est la même que celle aux assemblées du conseil d’administration.

Procès-verbaux
Les administrateurs de l’organisme peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du comité exécutif.

Pouvoirs
Le comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs du conseil d’administration pour l’administration courante des affaires du PERO, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le conseil d’administration ainsi que ceux que le conseil d’administration peut se réserver expressément. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque assemblée du conseil d’administration et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.

Rémunération
Les membres du conseil exécutif ne sont pas rémunérés.

 

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article 32       EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier du PERO se termine le 31 décembre de chaque année.

 

Article 33       VÉRIFICATEUR
Les états financiers peuvent être vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l’assemblée annuelle. S’il y a lieu, sa rémunération est fixée par les membres ou par le conseil d’administration si ce pouvoir lui est délégué par les membres. Aucun administrateur ou officier du PERO ou toute personne qui est son associé ne peut être nommé vérificateur.

Les livres comptables de l’association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, sur rendez-vous avec le trésorier, par tous les membres actifs qui en feront la demande auprès du PERO.

Article 34       EFFETS BANCAIRES
Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérants la signature du PERO sont signés par le président ou le vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux signatures étant nécessaires. Toutefois, le conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. Tout chèque payable au PERO devra être déposé au crédit du PERO auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution par le secrétaire ou le trésorier du PERO.

 

AUTRES DISPOSITIONS

Article 35       DÉCLARATIONS EN COUR
Le président, le vice-président, le secrétaire ou le trésorier, ou l’un d’entre eux, ou tout autre administrateur ou personne à cet effet autorisée par le conseil d’administration, sont autorisés et habilités à répondre pour le PERO à tous brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute Cour, à répondre au nom du PERO à toute saisie-arrêt et à déclarer au nom du PERO sur toute saisie-arrêt dans laquelle l’organisme est tierce-saisie, à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telle saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure à laquelle le PERO est parti, à faire des demandes de cessions de biens ou des requêtes pour ordonnances de liquidation ou de séquestre contre tout débiteur de l’organisme, de même qu’à être présents et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs du PERO et à accorder des procurations relatives à ces procédures.

Article 36       DÉCLARATIONS AU REGISTRE
Les déclarations devant être produites au Registraire des entreprises du Québec selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le président, tout administrateur du PERO ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d’administration. Tout administrateur ayant cessé d’occuper ce poste par suite de son retrait, sa démission, de sa destitution ou autrement est autorisé à signer au nom de l’organisme et à produire une déclaration modificative à l’effet qu’il a cessé d’être administrateur, à compter de 15 jours après la date où cette cessation est survenue, à moins qu’il ne reçoive une preuve que l’organisme a produit une telle déclaration.

Article 37       MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui entrera en vigueur dès leur adoption, jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.

Conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers (2/3) des membres présents, ayant droit de vote, lors de l’assemblée générale annuelle du PERO; ou à moins que dans l’intervalle elle ne soit ratifiée lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin.

Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de du PERO doit être expédié avec l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification.

Si l’abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n’est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Article 38       DISSOLUTION ET LIQUIDATION
La dissolution de l’organisme doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votant lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de l’organisme en respect du présent article, de la 3e loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci, après paiement des dettes.

En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds du PERO seront dévolus, à la suite de la décision des membres prise en assemblée spéciale.

Article 39       RÈGLES DE PROCÉDURE
Sous réserve de l’acte constitutif et des règlements du PERO, le conseil d’administration peut adopter tout règlement pour régir la procédure de toute assemblée du conseil d’administration. En l’absence de règles de procédure sur un point donné, le code de procédure Morin s’applique à toute assemblée des instances du PERO.

 

*mise à jour au 19 février 2015-08-18